Nieopłacone faktury – zmora polskiego przedsiębiorcy

Co Was najbardziej denerwuje w prowadzeniu własnej firmy? Biurokracja? Zdobywanie klientów? Notoryczne zmęczenie? Brak czasu na przyjemności? Jasne, znam to. A teraz pomówmy poważnie. Najbardziej denerwują Was nieopłacone faktury. Ciężko pracowaliście, a tu ktoś nie chce zapłacić. Zapomniał? Pół biedy. Gorzej, gdy klient nie płaci uporczywie.

Według ostatnio przeprowadzonych badań, aż 26% polskich przedsiębiorców zmaga się z problemem nieopłacenia faktur przez kontrahentów. I bardzo, ale to bardzo ich to denerwuje. Co wtedy robić? Jak zmusić klienta do zapłaty? Poznajcie moje sposoby!

Uciążliwe przypominanie – skuteczna metoda na nieopłacone faktury

nieopłacone faktury

fot. Keith Syvinski / freeimages.com

Z doświadczenia wiem, że notoryczne przypominanie klientowi o nieopłaconej fakturze jest dobrym sposobem i w większości przypadków daje efekt. Rzeczywiście, szczególnie w przypadku dużych firm dochodzi do sytuacji, że „faktura zaginęła” lub „księgowa zapomniała”. Miałem taką sytuację i po grzecznym monicie pieniążki natychmiast znalazły się na moim koncie.

Czasami jednak sprawa jest bardziej złożona i klient po prostu usilnie o tej fakturze zapomina. Wtedy przystępujemy do działania. Najpierw – kulturalnie pytamy, co się stało. Skuteczny będzie e-mail z przypomnieniem, że faktura nie została opłacona. Inni mogą preferować telefony – rzeczywiście, przez telefon trudniej jest się tłumaczyć. Polecam ten sport bardziej doświadczonym lub ludziom z bardzo mocnym charakterem.

Jeśli pierwsze przypomnienie nie przyniosło skutku – działamy dalej. Najlepiej ustalcie sobie częstotliwość, z jaką chcecie wysyłać monit. W przypadku opornych klientów warto robić to codziennie z rana. W każdej kolejnej wiadomości zmieniamy ton, aż dojdziemy do klasycznego „Wezwania do zapłaty”. Jeśli i to nie pomoże, przechodzimy do kolejnego punktu…

Listowne wezwanie do zapłaty

Co jest na piśmie, to ma podstawę prawną. Tak jest, było i długo jeszcze będzie. Klasyczny papier potrafi zdziałać cuda. Do nierzetelnego klienta kierujemy oficjalne pismo, z poświadczeniem odbioru, w którym wzywamy do zapłaty za usługę lub produkt.

Ciekawym zabiegiem jest zaopatrzenie się w pieczątkę Krajowego Rejestru Długów. To działa na wyobraźnię. Spotkałem się też z praktyką stemplowania pism wzywających do zapłaty informacją, że firma współpracuje z przedsiębiorstwem windykacyjnym. Im groźniejsza nazwa, tym lepiej.

Oczywiście w piśmie wskazujemy ostateczny termin na dokonanie przelewu. Ostrzegamy też, że w przypadku braku wpływu na konto, oddamy sprawę do sądu. Ale zanim faktycznie to zrobicie, pomyślcie o…

Pismo od prawnika – zwykle bardzo skuteczny sposób na nieopłacone faktury

Uwierzcie – nawet przy bardzo szczerych chęciach nie jesteście w stanie napisać tak pięknego listu, jak wykształcony prawnik. Jeśli więc wciąż macie problem z nieopłaconą fakturą, poszukajcie specjalisty. Prawnik za stworzenie pisma wzywającego do zapłaty weźmie minimum 150 złotych, ale to dobrze wydane pieniądze. Wszelkie artykuły, paragrafy i „mądrze brzmiący” podpis „mecenas” przed nazwiskiem, powinny podziałać na wyobraźnię nierzetelnego kontrahenta.

Oczywiście gwarancji na skuteczność takiego pisma nie daję. Wtedy warto kontynuować współpracę z prawnikiem i poprosić go o stworzenie pisma przedprocesowego. Poinformuje w nim klienta, że sprawa nieopłaconej faktury zostanie przekazana do sądu, co wiąże się z określonymi konsekwencjami. Jednego możecie być pewni – żadna firma nie ma ochoty włóczyć się po sądach. Pieniądze będą więc blisko. Gdyby jednak i to nie podziałało, nie pozostanie Wam nic innego, jak faktyczne zgłoszenie się do sądu. Zrobi to w Waszym imieniu wynajęty prawnik. Praktyka pokazuje, że mecenasi zwykle żądają za reprezentowanie nas procenta od wywalczonej kwoty. W przypadku sporej faktury powinno się opłacić. Gdy wyrok sądu będzie dla Was korzystny, klient zostanie zmuszony do zapłacenia. Jeśli nie ma pieniędzy, Waszą sprawę przejmie już komornik sądowy. Prędzej czy później odzyskacie pieniądze, ale przygotujcie się raczej na wersję „później”.

Kiedy decydować się na windykację?

Windykowanie dłużnika to alternatywa dla działań stricte sądowych i nie powinno być prowadzone równolegle. Moim zdaniem – albo sąd, albo windykacja. Jest to mimo wszystko kontrowersyjne rozwiązanie. Źle nam się kojarzy, ale pamiętajcie – czasy, gdy windykatorzy byli zwykłymi bandytami, dawno minęły. Profesjonalna firma po prostu robi wszystko to, o czym przeczytaliście do tej pory, tylko ze zdwojoną siłą i bardziej skutecznie.

Firma windykacyjna oczywiście odzyskuje dług za pieniądze. Stawki są różne, ale zawsze opierają się na procentowym udziale w kwocie, którą uda się wyegzekwować. Nikt nie lubi mieć do czynienia z windykacją, dlatego korzystanie z tego typu usług jest chyba najskuteczniejszą formą odzyskiwania swoich pieniędzy.

Na windykację decydujecie się w ostateczności. Możecie być bowiem pewni, że po tym kroku już nie odbudujecie relacji z klientem. Ale skoro nie płaci – żadna strata.

Nie płaci? Na aukcję z nim!

Uwaga – to już propozycja dla mocno zdesperowanych i pewnych tego, co chcą osiągnąć. Bardzo skutecznym sposobem odzyskiwanie długu z niezapłaconej faktury są aukcje, inaczej zwane giełdami długów. W Internecie bez problemu znajdziecie całe portale, na których można zamieścić ogłoszenie o mniej więcej takiej treści:

„Mam do sprzedania nieopłaconą fakturę na kwotę 10 000 złotych. Z klientem nie ma żadnego kontaktu, nie odpowiada na monity. Zgadzam się na potrącenie 20% prowizji od odzyskanego długu dla firmy, która podejmie się tego zlecenia”.

Pachnie ostrą jazdą bez trzymanki i mafijnymi układami? Spokojnie, aż tak źle nie jest. To zupełnie normalna i wbrew pozorom powszechna praktyka w polskiej rzeczywistości biznesowej. Odzyskiwaniem długu zgłoszonego w ramach takiego ogłoszenia zajmują się profesjonalne (lub mniej profesjonalne, ale równie skuteczne) firmy windykacyjne. Wyszukują zlecenie w Internecie i wysyłają ofertę. Stąd pojęcie „aukcja”. My wybieramy firmę, która zaproponuje najlepsze warunki i przede wszystkim zagwarantuje nam odzyskanie środków. W zasadzie nie interesuje nas to, w jaki sposób windykator znajdzie dłużnika i wyegzekwuje zapłatę. Nie musimy sobie „brudzić rąk”, a pieniądze odzyskamy – choć pomniejszone o prowizję dla firmy.

Gdy już uda się Wam odzyskać swoje pieniądze (czego bardzo mocno życzę), dodajcie swojego nierzetelnego klienta do „czarnej listy”. Warto taką prowadzić i zawsze umieszczać informację o nieuczciwej firmie w tabelce. Przedsiębiorstwa często zmieniają nazwy, dlatego dzięki liście w przyszłości uda się Wam uniknąć ponownego kontaktu z takim kontrahentem. Być może ostrzeżecie też innych partnerów. Póki co jednak głowa do góry – mimo wszystko większość firm reguluje swoje zobowiązania.

Autor jest zawodowym dziennikarzem, redaktorem i copywriterem. Żyje z pisania i mówienia, ale chętnie swoimi umiejętnościami dzieli się też pro bono. Prowadzi własną agencję tekstotwórczą, blog o budownictwie energooszczędnym, podróżuje i namiętnie uprawia ogród. Prywatnie ma żonę, córkę i fioła na ich punkcie. Udowadnia, że można to wszystko połączyć i jeszcze mieć czas na zwykłe nicnierobienie.
Autorem zdjęcia w nagłówku jest David Lofink. Zdjęcie na licencji Creative Commons. Zdjęcie zostało przycięte.

Author: Michał Wynarski

Share This Post On

Submit a Comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Przeczytaj poprzedni wpis:
Jak ciąć koszty w firmie? Walcz z marnotrawstwem

„Muda” to japońskie słowo, które w języku polskim oznacza „marnotrawstwo”. Pierwszy raz w kontekście „szczupłego zarządzania” zostało użyte na początku...

Zamknij