Przed rozpoczęciem działalności gospodarczej, jednym z tematów wartych rozważenia, jest sposób prowadzenia księgowości. Zapewne Ty również zastanawiasz się, czy prowadzić księgowość samemu, czy zlecić ją do biura rachunkowego. Czy kupować program do faktur, czy korzystać z programu do fakturowania online?
A może są jeszcze rozwiązania pośrednie? Postaram się odpowiedzieć Ci na te pytania.
Księgowość samemu? Można, ale po co?
Zakładam, że jako przedsiębiorca rozpoczynający działalność gospodarczą, nie dysponujesz wielkimi funduszami. Zanim biznes zacznie zarabiać, chcesz ograniczyć koszty do minimum, a więc…
- płacić jak najmniej;
- samemu robić jak najwięcej;
W niektórych przypadkach jest to dobry kierunek. Ale nie w firmowych finansach.
Chyba, że znasz się na księgowości.
Jeśli jednak się nie znasz, to lepiej nie rób tego samemu.
Po pierwsze, musisz się w ten temat zagłębić. Poznać zasady księgowości, przepisy, procedury etc. Gwarantuję Ci, że stracisz na to mnóstwo czasu, a i tak nie posiądziesz wiedzy, jaką mają doświadczeni księgowi i…
…zapewne będziesz popełniał błędy, które mogą Cię dużo kosztować.
Zdajesz sobie chyba sprawę, że ZUS-u i Urzędu Skarbowego nie interesuje to, że jesteś początkującym przedsiębiorcą i dopiero się uczysz.
[box type=”warning”] Czy wiesz, że za błędy biura rachunkowego w wielu przypadkach również Ty odpowiadasz? Niemniej prawdopodobieństwo ich popełnienia jest o wiele mniejsze, jeśli księgowość prowadzi profesjonalista.[/box]
Księgowość prowadzona przez biuro rachunkowe
Pierwsza myśl z tym związana – jest drogo. A jak jest w rzeczywistości? No niestety… drogo. Przynajmniej dla rozpoczynającego działalność przedsiębiorcy.
To chyba jedyny minus biura rachunkowego (o ile trafimy na kompetentnych księgowych).
Poza tym takie rozwiązanie ma same plusy, bo Twoją księgowość prowadzi profesjonalista. Dla niego chlebem powszednim jest korzystanie z wiedzy, którą Ty musisz wyszarpać na forach, stronach internetowych etc.
Podkreślam „KORZYSTANIE”. To, czego Ty się „dowiesz” (i lepiej lub gorzej zrozumiesz), księgowy od dawna stosuje w praktyce.
Wszelkie terminy typu opłaty składek, podatków – nie musisz już o tym pamiętać. Księgowość będzie Ci przypominała.
Nie wiesz co zrobić w danym przypadku? Czy daną rzecz możesz wliczyć w koszty? Jaką stawkę VAT zastosować?
Nie ma sprawy – dzwonisz do księgowości i dostajesz odpowiedź.
Poza tym, dobry księgowy wie, jak manipulować przychodami, kosztami itd., aby Twoje podatki i inne daniny były jak najniższe.
Największym plusem tego rozwiązania jest możliwość przechowywania całej dokumentacji w biurze rachunkowym (zależy to oczywiście od warunków, jakie zaproponuje Ci dane biuro).
Taka opcja jest bardzo korzystna w przypadku kontroli Urzędu Skarbowego. Kontrolerzy nie idą wtedy do siedziby Twojej firmy, a właśnie do biura rachunkowego. Tym samym kontrola w mniejszym stopniu dezorganizuje Twoje działanie.
Warto również zwrócić uwagę na zapisy umowy – w szczególności na to, za co biuro rachunkowe bierze odpowiedzialność.
Tak jak wspomniałem wyżej, to Ty ostatecznie odpowiadasz za swoje rozliczenia. Umowa z biurem rachunkowym może jednak być skonstruowana tak, że część odpowiedzialności (choćby w formie odszkodowania za Twoje straty), będzie przeniesiona.
Pozostaje jednak cena. Aby i ona nie była problemem, wybrałem rozwiązanie pośrednie.
Księgowość hybrydowa
Nie masz czasu na grzebanie się w rozliczeniach, nie znasz się, nie umiesz i nie chcesz…?
Chciałbyś, aby księgowość prowadził fachowiec, ale budżet nie pozwala Ci na skorzystanie z tradycyjnej księgowości?
Jeśli nie przeszkadza Ci, że kontakt odbywa się tylko przez internet, to jest dla Ciebie nadzieja… księgowość hybrydowa.
Na czym to polega? Opiszę to na przykładzie księgowości hybrydowej TAXE, z której sam korzystam.
Księgowość hybrydowa jest bardzo zbliżona do tradycyjnej, ale wszystkie formalności załatwiane są przez internet.
Dostaję do dyspozycji ichniejszy system online. W tym systemie mogę m.in. wystawiać faktury i paragony niefiskalne, prowadzić rozliczenia pojazdów. Mam również podgląd do KPiR oraz innych dokumentów księgowych.
Ten system służy mi także do przesyłania dokumentów (skany faktur i inne). Ponadto jest tam system zgłoszeniowy, dzięki któremu mogę zadać pytania osobie, która zajmuje się moją księgowością.
No właśnie – co bardzo ważne – jest to dedykowana osoba. Ma więc „jako taki” pogląd na działanie mojej firmy, ponieważ się nią zajmuje.
Oczywiście zdaję sobie sprawę, że taka osoba obsługuje nie tylko moją firmę. Jest to jednak sytuacja o niebo lepsza, niż gdyby moich interesów pilnowało 10 osób.
Ponadto TAXE przypomina mi o wszystkich ważnych terminach, a na mocy odpowiednich upoważnień może mnie reprezentować np. przed Urzędem Skarbowym
Niestety, księgowość hybrydowa ma dla mnie jeden poważny minus. Dokumenty księgowe muszę przechowywać sam.
Księgowość – zlecić, czy prowadzić samemu?
Prowadzenie księgowości na własną rękę mocno odradzam (chyba, że sam jesteś księgowym, znasz się na tym i jest to przedmiot Twojej działalności).
Jestem zdania, że warto skupić się na rozwoju firmy i robieniu tego, co potrafimy najlepiej.
Księgowość zostawmy specjalistom.
Co zatem? Biuro rachunkowe, czy księgowość hybrydowa?
Na początku działalności postawiłbym na księgowość hybrydową. Jest zbliżona do obsługi przez tradycyjne biuro rachunkowe i tańsza.
Ja póki co z niej korzystam. Jestem jednak przekonany, że koniec końców zgłoszę się do klasycznego biura rachunkowego.
Zrobię to choćby ze względu na możliwość przechowywania tam oryginałów dokumentów.
A Ty, jaki model księgowości wybrałeś?
Dodaj komentarz