Czy prowadzić księgowość samemu, czy zlecić ją do biura rachunkowego?

Przed rozpoczęciem działalności gospodarczej, jednym z tematów wartych rozważenia, jest sposób prowadzenia księgowości. Zapewne Ty również zastanawiasz się, czy prowadzić księgowość samemu, czy zlecić ją do biura rachunkowego. Czy kupować program do faktur, czy korzystać z programu do fakturowania online?
A może są jeszcze rozwiązania pośrednie? Postaram się odpowiedzieć Ci na te pytania.

Księgowość samemu? Można, ale po co?

Zakładam, że jako przedsiębiorca rozpoczynający działalność gospodarczą, nie dysponujesz wielkimi funduszami. Zanim biznes zacznie zarabiać, chcesz ograniczyć koszty do minimum, a więc…

  • płacić jak najmniej;
  • samemu robić jak najwięcej;

W niektórych przypadkach jest to dobry kierunek. Ale nie w firmowych finansach.
Chyba, że znasz się na księgowości.
Jeśli jednak się nie znasz, to lepiej nie rób tego samemu.

Po pierwsze, musisz się w ten temat zagłębić. Poznać zasady księgowości, przepisy, procedury etc. Gwarantuję Ci, że stracisz na to mnóstwo czasu, a i tak nie posiądziesz wiedzy, jaką mają doświadczeni księgowi i…
…zapewne będziesz popełniał błędy, które mogą Cię dużo kosztować.
Zdajesz sobie chyba sprawę, że ZUS-u i Urzędu Skarbowego nie interesuje to, że jesteś początkującym przedsiębiorcą i dopiero się uczysz.

Czy wiesz, że za błędy biura rachunkowego w wielu przypadkach również Ty odpowiadasz? Niemniej prawdopodobieństwo ich popełnienia jest o wiele mniejsze, jeśli księgowość prowadzi profesjonalista.

Księgowość prowadzona przez biuro rachunkowe

księgowość samemu

fot. Vangelis Thomaidis

Pierwsza myśl z tym związana – jest drogo. A jak jest w rzeczywistości? No niestety… drogo. Przynajmniej dla rozpoczynającego działalność przedsiębiorcy.
To chyba jedyny minus biura rachunkowego (o ile trafimy na kompetentnych księgowych).
Poza tym takie rozwiązanie ma same plusy, bo Twoją księgowość prowadzi profesjonalista. Dla niego chlebem powszednim jest korzystanie z wiedzy, którą Ty musisz wyszarpać na forach, stronach internetowych etc.
Podkreślam „KORZYSTANIE”. To, czego Ty się „dowiesz” (i lepiej lub gorzej zrozumiesz), księgowy od dawna stosuje w praktyce.

Wszelkie terminy typu opłaty składek, podatków – nie musisz już o tym pamiętać. Księgowość będzie Ci przypominała.

Nie wiesz co zrobić w danym przypadku? Czy daną rzecz możesz wliczyć w koszty? Jaką stawkę VAT zastosować?
Nie ma sprawy – dzwonisz do księgowości i dostajesz odpowiedź.

Poza tym, dobry księgowy wie, jak manipulować przychodami, kosztami itd., aby Twoje podatki i inne daniny były jak najniższe.

Największym plusem tego rozwiązania jest możliwość przechowywania całej dokumentacji w biurze rachunkowym (zależy to oczywiście od warunków, jakie zaproponuje Ci dane biuro).
Taka opcja jest bardzo korzystna w przypadku kontroli Urzędu Skarbowego. Kontrolerzy nie idą wtedy do siedziby Twojej firmy, a właśnie do biura rachunkowego. Tym samym kontrola w mniejszym stopniu dezorganizuje Twoje działanie.

Warto również zwrócić uwagę na zapisy umowy – w szczególności na to, za co biuro rachunkowe bierze odpowiedzialność.
Tak jak wspomniałem wyżej, to Ty ostatecznie odpowiadasz za swoje rozliczenia. Umowa z biurem rachunkowym może jednak być skonstruowana tak, że część odpowiedzialności (choćby w formie odszkodowania za Twoje straty), będzie przeniesiona.

Pozostaje jednak cena. Aby i ona nie była problemem, wybrałem rozwiązanie pośrednie.

Księgowość hybrydowa

Nie masz czasu na grzebanie się w rozliczeniach, nie znasz się, nie umiesz i nie chcesz…?
Chciałbyś, aby księgowość prowadził fachowiec, ale budżet nie pozwala Ci na skorzystanie z tradycyjnej księgowości?
Jeśli nie przeszkadza Ci, że kontakt odbywa się tylko przez internet, to jest dla Ciebie nadzieja… księgowość hybrydowa.

Na czym to polega? Opiszę to na przykładzie księgowości hybrydowej TAXE, z której sam korzystam.
Księgowość hybrydowa jest bardzo zbliżona do tradycyjnej, ale wszystkie formalności załatwiane są przez internet.

Dostaję do dyspozycji ichniejszy system online. W tym systemie mogę m.in. wystawiać faktury i paragony niefiskalne, prowadzić rozliczenia pojazdów. Mam również podgląd do KPiR oraz innych dokumentów księgowych.
Ten system służy mi także do przesyłania dokumentów (skany faktur i inne). Ponadto jest tam system zgłoszeniowy, dzięki któremu mogę zadać pytania osobie, która zajmuje się moją księgowością.
No właśnie – co bardzo ważne – jest to dedykowana osoba. Ma więc „jako taki” pogląd na działanie mojej firmy, ponieważ się nią zajmuje.
Oczywiście zdaję sobie sprawę, że taka osoba obsługuje nie tylko moją firmę. Jest to jednak sytuacja o  niebo lepsza, niż gdyby moich interesów pilnowało 10 osób.
Ponadto TAXE przypomina mi o wszystkich ważnych terminach, a na mocy odpowiednich upoważnień może mnie reprezentować np. przed Urzędem Skarbowym

Niestety, księgowość hybrydowa ma dla mnie jeden poważny minus. Dokumenty księgowe muszę przechowywać sam.

Księgowość – zlecić, czy prowadzić samemu?

Prowadzenie księgowości na własną rękę mocno odradzam (chyba, że sam jesteś księgowym, znasz się na tym i jest to przedmiot Twojej działalności).
Jestem zdania, że warto skupić się na rozwoju firmy i robieniu tego, co potrafimy najlepiej.
Księgowość zostawmy specjalistom.

Co zatem? Biuro rachunkowe, czy księgowość hybrydowa?

Na początku działalności postawiłbym na księgowość hybrydową. Jest zbliżona do obsługi przez tradycyjne biuro rachunkowe i tańsza.
Ja póki co z niej korzystam. Jestem jednak przekonany, że koniec końców zgłoszę się do klasycznego biura rachunkowego.
Zrobię to choćby ze względu na możliwość przechowywania tam oryginałów dokumentów.

A Ty, jaki model księgowości wybrałeś?

Author: Rafał Tochman

Share This Post On

25 komentarzy

  1. wiele osób na księgowości się nie zna, dlatego wybór biura często jest najwygodniejszy i najpraktyczniejszy

    Post a Reply
  2. Konsekwentnie trwam przy księgowości internetowej szybkafaktura.pl, którą mam od początku działalności. Powodem wyboru takiego rozwiązania była nie tylko jego niska cena, ale także możliwość wystawiania faktur i księgowania ich o dowolnej porze z dowolnego miejsca co dla osoby prowadzącej pogotowie wod-kan-gaz jest bardzo wygodne.

    Post a Reply
    • Dzięki za komentarz.
      Z tym serwisem jeszcze się nie spotkałem. Z tego co widzę oferta nie powala.
      W cenniku mamy tak naprawdę oprogramowanie księgowe, a nie księgowość internetową, czyli „zrób se sam za 29,99 zł netto”.
      Przy dobrych wiatrach w Taxe za 30 zł, ktoś zrobi za mnie większość rzeczy, które w SzybkiejFakturze musiałbym robić sam.

      Post a Reply
      • Wszystko zależy od tego, czego się szuka. Ja wolę sobie wpisać sam na miejscu wszytko do laptopa jak jestem u klienta i wysłać mu od razu fakturę na e-mail. Większość ludzi nie potrzebuje papierowych faktur a nawet się przed nimi broni. Jestem stale w trasie. Co z tego, że ktoś wszystko wpisze za mnie jak muszę wozić do niego dokumenty. Czasowo wychodzi tak samo o jeszcze koszt paliwa dochodzi.

        Post a Reply
        • Zgadzam się z Tobą, że mobilnośc i szybkość działania są istotne.
          Ja mogę zrobić dokładnie to samo (pozwala na to chyba każda księgowość hybrydowa). Wystawiam FV klientowi kiedy chcę, skąd chcę (w zasięgu internetu oczywiście), wysyłam na e-mail i muszę to zrobić samodzielnie.

          Natomiast nie muszę martwić się wklepywaniem kosztów, prowadzeniem KPiR i innymi rzeczami. To robi za mnie księgowa, służąc przy okazji wyjaśnieniami.

          Post a Reply
          • Przyłączę się do dyskusji w sprawie księgowości w szybkafaktura.pl. Zgadzam się z p. Rafałem, że są tańsze programy natomiast po przejrzeniu bardzo wielu ofert i sprawdzeniu okresów próbnych mogę śmiało powiedzieć, że w przedziale cenowym małych księgowości mają chyba najlepiej zrobiony moduł magazyn z jakim się spotkałam. Myślę, że to jest ten element, który sprawia, że właściciele średnich firm decydują się na współpracę z tą platformą – bo o ile prowadzenie księgowości możesz komuś zlecić, o tyle nad magazynem musisz mieć kontrolę więc praktycznie jest to połączyć z KPiR.

          • Tośmy się chyba nie zrozumieli. W poprzednim komentarzu wskazałem, że przy pomyślnych wiatrach możesz mieć za 30 zł księgowość hybrydową, a to sporo więcej niż program do księgowości.

  3. Każda osoba rozpoczynająca działalność biznesową stoi przed dylematem, który polega na tym, kogo wyznaczyć do prowadzenia bieżącej księgowości. Teoretycznie moglibyśmy prowadzić to zadanie samodzielnie, ale czy taki wybór jest aby na pewno korzystny?
    Wydaje się, iż jedynym argumentem na rzecz samodzielnego księgowania jest oszczędność pieniędzy, ale czy aby na pewno? Weźmy pod uwagę, że nam jako laikom prowadzenie księgowości zajmie znacznie więcej czasu, przede wszystkim w sytuacji, kiedy decydujemy się na prowadzenie bieżącej księgi przychodów i rozchodów. W czasie, który musielibyśmy poświecić na żmudną robotę papierkową można przecież rozwijać swoją firmę, co sprawi, że zysk finansowy związany z samodzielnym księgowaniem w zasadzie nie przewyższy zysków, jakie możemy uzyskać z działalności naszej firmy.
    Warto wziąć pod uwagę również fakt, iż w razie nieprawidłowości w rozliczeniach (które przecież mogą się przytrafić!) przyjdzie nam najprawdopodobniej odpowiedzieć finansowo. Biuro rachunkowe, któremu zlecamy rachunkowość firmy jest pod tym względem ubezpieczone, dlatego nie poniesie z tego tytułu jakichkolwiek strat.
    Z całą pewnością nie warto więc samodzielnie prowadzić księgowości – zdecydowanie lepiej jest zlecić to zadanie specjalistom. Zapewnia nam to nie tylko oszczędność czasu, bezpieczeństwo, ale jak się okazuje pozwala również zyskać finansowo.
    Edit: Lekko wymoderowane. W sprawie umieszczenia reklam zapraszam do kontaktu. Wystawiam FV. 🙂

    Post a Reply
  4. Ja osobiście korzystałam najpierw z samodzielnej księgowości i systemu online do prowadzenia swoich sprawa samej a następnie z braku czasu i natłoku obowiązków musiałam oddać te sprawy w ręce biura. Cieszę się że miałam opcję przejścia do biura, które korzystało z tego samego oprogramowania co wcześniej wykorzystywałam więc minął mnie okres uczenia się. No i przyzwyczajenia pozostały nie trzeba było zmieniać wszystkiego na nowo 😉 Coraz więcej biur pracuje na tym systemie – a jest bardzo wygodne przynajmniej dla mnie. Cóż na początku warto może pomęczyć się samemu z tematami księgowymi bo wiem że to super szkoła na przyszłość zwłaszcza jak rozrasta się działalność. Jednak z czasem lepiej poświęcić swój cenny czas na inne rzeczy. Moje biuro to business-tax z Wrocławia. Tam pewnie Was poinformują jak coś z czego korzystają. Wszystkim zaczynającym działalność lub zmieniającym obsługę księgową życzę powodzenia. Sama wiem jak ważne jest otrzymanie pomocnych informacji na starcie stąd cieszę się że jest sieć i można tu zarówno wiele informacji znaleźć jak i przekazać innym.

    Post a Reply
  5. ja prowadzę działalność jednoosobową od 10 lat. na początku korzystałem z biura, ale cena rosła i rosła, jak doszło do 300 zł netto to zacząłem robić to sam. program mała księgowość – i kilka minut czasu… mam mało faktur 😉 , obecnie [usunięto-link].
    Edit: to nie tablica reklamowa

    Post a Reply
    • jak dla mnie biuro, biuro i jeszcze raz biuro… sama nie dałabym rady zająć się wszystkimi formalnościami i gdybym nie miała wsparcia w księgowych – utonęłabym w papierologii, mam sklep internetowy i korzystam z biura online na [usunięto URL] bo najbliższe stacjonarne biuro mam 30 km, ale myślę, że biuro online i tak mniej wymaga niż samodzielna księgowość
      Edit: usunięto URL z komentarza. Przykro mi, ale to nie tablica reklamowa. Adresy www o charakterze spamu bądź reklamy będą usuwane.

      Post a Reply
  6. Polecam korzystać z księgowości internetowej bo to świetne i tanie rozwiązanie. Może nie dla wszystkich ale dla takich drobnych przedsiębiorców chyba jest najlpeszy. Sama korzystam z wfirma i jest ekstra. Tanio, sprawnie i online a w dobie internetu to bardzo usprawnia i ułatwia życie.
    Warto sobie spróbować bo w moim odczuciu jest to do ogranięcia

    Post a Reply
  7. Na początku prowadzenia działalności korzystałam z darmowych programów fakturowania, kilka faktur w miesiącu spokojnie mogłam przy pomocy programu Superksięgowa rozliczać. a z czasem przeszłam na wykupiony abonament w tej samej firmie, gdzie wysyłałam dokumenty do biura rozliczeniowego online. Również ze względu na cenę opłacał mi się taki wybór (bo biuro księgowe w moim mieście miało kosztować 250 zł) Teraz płacę 100 zł mniej i mam dokumenty na czas bez jeżdżenia i wgląd w nie o każdej porze dnia.

    Post a Reply
  8. Sama prowadziłam księgowość przez pierwszych kilka miesięcy prowadzenia firmy. Niestety nie było to nic łatwego i kolejne miesiące, więcej faktur, pracownicy i dokumenty. Wolałam oddać to wszystko pod opieke dobrej księgowej. Nie stać mnie było na etat księgowej, więc znalazłam biuro księgowe. Od tego czasu korzystam z TaxCare i jestem bardzo zadowolona. Wiele zeszło z moich obowiązków, a koszta są nieporównywalnie do tego niskie. Jestem zadowolona, że podjęłam taka decyzję. Każdy powinien ja przemyśleć.

    Post a Reply
  9. Jestem z Warszawy i właśnie mam ich placówkę niedaleko siebie, bo na Jana Pawła. Zastanawiałam się nad oddaniem im mojej księgowości, bo niestety ale zajmuje mi ona dużo czasu i muszę o wszystkim pamiętać. Widziałam, że oni liczą sobie abonament miesięczny i zalezny jest głównie od ilości faktur.

    Post a Reply
  10. Tak właśnie jest w Tax Care Katarzyno – kwota abonamentu zależna głównie od ilości faktur. Co fajne tu dokumenty możesz przesłać im online lub dostarczyć osobiście do oddziału. Sam oddałem im do prowadzenia księgowość, bowiem przekonali mnie do siebie m.in. pozytywnymi opiniami czy też wysokim ubezpieczeniem od ewentualnych błędów. Co też ważne dla mnie to to, że mam też dostęp do porad kadrowej czy prawnika w razie czego.

    Post a Reply
    • Dzięki za komentarz, ale powyższych nie usunę.
      Ktoś wyraził swoją opinię (może PR-owyc – tego nie wiem), Ty masz kontrargumenty. Niech każdy sam zdecyduje.
      P.S. Ja osobiście po rozmowie z konsultantem z TaxCare miałem taki niesmak, że bym się nie zdecydował im nawet pokazać swojej faktury ;).

      Post a Reply
      • Jeśli mogę zapytać to skąd ten niesmak? Może miałam po prostu szczęście, ale mnie się z nimi bardzo dobrze ta współpraca układa. Nie kontaktuje się mobilnie tylko chodzę do placówki i zawsze na każde pytanie są mi w stanie odpowiedzieć i nie miałam (odpukać) żadnych nieprawidłowości. Wzięłabym też poprawkę na wątek, który był wskazany. Są w nim także pozytywne opinie z tego co widziałam.

        Post a Reply
        • Niesmak związany ze nachalnością połączoną z niekompetencją.
          W moim przypadku nie jest to jednostkowe sprawa, a ogólne wrażenie względem polityki całej grupy Getin.
          Spotkanie z Panem, który w 3 minuty od kwestii stricte księgowych przeszedł do wciskania mi „optymalizacji finansowej” za pomocą „produktu inwestycyjnego” do teraz podnosi mi ciśnienie.
          O legalności takich operacji i „dowodach” na nią jakie przedstawiał mi ten Pan nawet nie wspomnę.

          Post a Reply
    • Idąc tym tropem trzeba by założyć, że pracujesz u konkurencji Tax Care. Tylko po co? 🙂 Ja myślę, że każdy ma prawo do własnej opinii i ma prawo swobodnie ją wyrażać. Dlatego brawo dla Rafała za asertywność i bezstronność w tej sprawie. Bardzo mi się ta postawa podoba. 🙂 Btw. chyba dawno nie zaglądałeś pod ten link… bardziej tam chwalą, niż ganią. 😀

      A do tematu – bardzo podziwiam ludzi, którzy mają głowę do prowadzenia rachunków. Ja jej nie mam i dlatego zawsze będę zdana na innych. Jeśli komuś odpowiada Tax Care niech sobie korzysta i poleca, skoro jest z ich usług zadowolony i do tego niewiele płaci. Jeśli ktoś woli panią Krysię na etacie albo woli to robić samodzielnie, to też dobrze. Przecież jednym i drugim chodzi o to samo – żeby zgadzało się w kasie. No to o co właściwie się burzyć? 🙂

      Post a Reply
  11. Kwestia tego jak kto się zapatruje na swoją firmę. Ja jestem tak nauczona że jeśli coś mogę dopilnować sama to wolę tego nie zlecać dalej. Akurat firmę mam niewielką także księgowością zajmuję się sama. Korzystam z oprogramowania Symfonii Start, program jest bardzo intuicyjny w użytkowaniu, także nie jest problemem oswoić się ze wszystkim

    Post a Reply
    • Dziękuję za odpowiedź Grażyno.
      Ja jednak uważam, że jeśli nie jest się biegłym w księgowości, to tak naprawdę samemu niczego się nie dopilnowuje. I żądne oprogramowanie nie zastąpi nam wiedzy księgowego. Przy dynamicznych zmianach prawa i jeszcze dynamiczniejszych jego interpretacjach warto mieć jednak fachowca, który to ogarnia. Oczywiście oprócz tego trzeba starać się być na bieżąco i samemu orientować się w sytuacji.
      Trzymając się właśnie takiego schematu mam przekonanie, że wszystkiego dopilnowałem.

      Post a Reply
  12. Jak dla mnie najlepsza opcja prowadzenia ksiegowości to tradycyjne biuro rachunkowe. Tak jak napisałeś, przynajmniej można mieć poczucie bezpieczeństwa, że prowadzi je profesjonalista. Ja od kilku lat korzystam z usług biura rachunkowego Gama z Warszawy i jestem bardzo zadowolony. Nie tylko wszystko super i dokładnie prowadzą, ale też bardzo dobrze doradzają. Odkąd korzystam z ich usług to płacę dużo niższe podatki, niż wcześniej.

    Post a Reply
    • Mariuszu, zgadzam się z tobą w każdej kwestii. Też właśnie teraz szukam dobrego warszawskiego biura rachunkowego, któremu będę mógł zaufać. Zachęciłeś mnie tą Gamą. Muszę o nich coś więcej poszukać, bo brzmią obiecująco.

      Post a Reply

Submit a Comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Przeczytaj poprzedni wpis:
Jaka stawka VAT? Pytaj mnie, a ja Ciebie…

Każdy przedsiębiorca, który zdecydował się zrobić odważny krok i wpisał się na chwalebną listę czynnych płatników podatku VAT, w końcu...

Zamknij